FMIPA UI Evaluasi Sistem Mutu Jelang Audit Eksternal ISO 9001:2015

Depok, 9 September 2026 — Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia (FMIPA UI) mengevaluasi efektivitas Sistem Manajemen Mutu sebagai bagian dari persiapan menghadapi audit eksternal ISO 9001:2015. Evaluasi dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang membahas kinerja layanan, pengelolaan risiko, kelengkapan dokumen, hingga tindak lanjut atas ketidaksesuaian di lingkungan fakultas.

RTM dilaksanakan pada Kamis (27/8/2026) di Aula Gedung Laboratorium Riset Multidisiplin Pertamina FMIPA UI. Kegiatan diikuti jajaran manajer, Ketua Sekretariat Pimpinan, serta staf unit tim ISO di lingkungan Pusat Administrasi FMIPA UI. RTM juga menghadirkan Dr. Muhammad Habiburrahman, S.T., M.T., praktisi ISO 9001 dan ISO 21001 pada organisasi pendidikan yang mendampingi tim ISO FMIPA UI dalam persiapan penerapan sistem dan prosedur terkait.

Salah satu fokus evaluasi adalah pencapaian indikator kinerja fakultas. Sejumlah indikator telah memenuhi atau melampaui target, sementara indikator lainnya masih memerlukan tindak lanjut. FMIPA UI menekankan pentingnya ketersediaan data pendukung, bukti pelaksanaan, dan dokumen evaluasi yang lengkap serta dapat ditelusuri.

Aspek pelayanan juga menjadi perhatian. Rapat membahas ketepatan waktu penyelesaian layanan, termasuk standar waktu 14 hari kerja untuk proses tertentu. Proses yang belum memenuhi target waktu akan dievaluasi untuk mengetahui penyebab keterlambatan dan meningkatkan efektivitas layanan.

Selain itu, RTM menyoroti pengelolaan risiko dan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pemutakhiran risiko perlu disesuaikan dengan kondisi aktual dan dikaitkan dengan program kerja serta tindak lanjut unit. Konsistensi antara data risiko, indikator kinerja, dan bukti tindak lanjut juga menjadi bagian yang perlu diperkuat.

Evaluasi turut mencakup ketidaksesuaian layanan, survei kepuasan pengguna, serta informasi layanan yang tersedia bagi publik. Hasil survei secara umum menunjukkan tingkat kepuasan yang baik, dengan dominasi kategori sangat baik. Meski demikian, hasil tersebut tetap perlu dianalisis untuk menemukan aspek layanan yang masih dapat ditingkatkan.

Dari sisi keterbukaan informasi, FMIPA UI mendorong pembaruan informasi layanan melalui website dan media digital. Informasi mengenai jenis layanan dan biaya, termasuk keterangan apabila layanan tidak dikenakan biaya, perlu disampaikan secara jelas agar pengguna memperoleh informasi yang memadai sebelum mengakses layanan.

Kesiapan menghadapi audit eksternal juga dilakukan melalui self-assessment di setiap unit. Langkah ini ditujukan untuk mengidentifikasi kekurangan sebelum asesmen eksternal, termasuk memastikan tidak ada data, dokumen, maupun bukti pelaksanaan yang belum tersedia.

Sebelumnya, FMIPA UI telah melaksanakan Audit Internal pada 10–18 Agustus 2026 terhadap seluruh unit di lingkungan Pusat Administrasi FMIPA UI. Hasil evaluasi internal dan RTM menjadi dasar untuk menyiapkan tindak lanjut sebelum audit eksternal oleh auditor DQS sebagai lembaga yang memberikan sertifikasi ISO.

Pembenahan juga mencakup sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta layanan pendukung. Rapat menyoroti kebutuhan pembagian tugas dan tanggung jawab yang lebih jelas, terutama pada unit dengan jumlah personel terbatas. Pengadaan dan layanan pendukung juga perlu meningkatkan kecepatan respons terhadap kebutuhan pengguna.

Pada aspek sarana dan prasarana, salah satu persoalan yang dibahas adalah gangguan ketersediaan air yang dapat memengaruhi kegiatan dan praktik. FMIPA UI akan melakukan inventarisasi kondisi sarana prasarana, menentukan skala prioritas, serta menyusun rencana pemeliharaan dan perbaikan secara bertahap.

Peningkatan kualitas pelayanan juga diarahkan pada aspek interaksi petugas dengan pengguna. Selain menjaga efektivitas proses, petugas diharapkan memberikan pelayanan yang lebih responsif, ramah, dan informatif.

Digitalisasi menjadi bagian lain dari upaya peningkatan efisiensi. FMIPA UI membahas optimalisasi proses administrasi digital, termasuk kemungkinan penggunaan tanda tangan digital untuk mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.

Hasil RTM selanjutnya dituangkan dalam action plan yang mencakup permasalahan, tindakan perbaikan, penanggung jawab, target penyelesaian, serta bukti penyelesaian dan efektivitas tindakan. Pemantauan dilakukan untuk memastikan setiap hasil evaluasi, masukan pengguna, dan ketidaksesuaian benar-benar ditindaklanjuti.

Melalui rangkaian evaluasi tersebut, FMIPA UI tidak hanya mempersiapkan kelengkapan administratif untuk audit eksternal, tetapi juga mengevaluasi kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas proses dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Hasil RTM menjadi dasar perbaikan berkelanjutan pada layanan dan proses kerja di lingkungan fakultas.